De collectie werd in juli 2010 door de Vereniging Oud Ede in bewaring gegeven bij het Gemeentearchief Ede. In januari 2018 werd gestart met de inventarisatie van de collectie. Tot dan toe bestond die “collectie” uit acht multomappen. Het materiaal was verzameld in en werd bijeengehouden door plastic insteekhoezen. Foto’s en/of afdrukken hiervan waren geplakt op papier, maar lieten op het moment van inventariseren veelal los.
Uitgangspunt tijdens de verwerking was om, zover mogelijk, de indeling van Boeve te handhaven. Toch kon niet voorkomen worden om andere keuzes te maken, zoals bijvoorbeeld bij de verzamelde gegevens van bombardementsslachtoffers van 17 september 1944. De gegevens die Joop hierover verzamelde, plakte hij op A4-blaadjes onder én achter elkaar. Het gevolg voor de inventarisatie was dat het onmogelijk werd om per straat één dossiermap samen te stellen. Zodoende zijn er dossiers in de collectie die gegevens bevatten over verschillende straten.
De documentatieverzameling is opgedeeld in vier hoofdstukken met onderscheidende paragrafen:
1. Documentatie betreffende de Tweede Wereldoorlog
1.1. Algemeen
1.1.1. Vooral notities
1.1.2. Gedrukte stukken, kopieën en reproducties
1.2. Slachtoffers en schade aan gebouwen in Ede t.g.v. (vooral) de bombardementen in de periode 1942-1945
1.2.1. Vooral notities
1.2.1.1. Algemeen
1.2.1.2. Geordend op straatnamen
1.2.2. Reproducties en kopieën
2. Documentatie betreffende de Brandweer Ede
2.1. Vooral notities
2.2. Gedrukte stukken en kopie
3. Documentatie betreffende de Gemeentepolitie Ede
4. Overige documentatie
4.1. Vooral notities
4.2. Gedrukte stukken, reproducties en kopieën
In alle hoofdstukken, met uitzondering die over de gemeentepolitie, is een verdeling van stukken terug te vinden van “Vooral notities” en “Gedrukte stukken, reproducties en kopieën”. Er is gekozen voor deze opzet omdat in de collectie het verzamelde materiaal kriskras door elkaar zat. Aantekeningen van Boeve zaten verspreid tussen kopieën van archiefstukken, artikelen of boeken, terwijl aan de inhoud van beide soort materialen kon worden opgemaakt dat Joops losse aantekeningen niet op de kopieën betrekking hadden. Daar waar Joop wél aan- of kanttekeningen bij kopieën maakte, deed hij dit op de kopieën of reproducties zelf.
Alle nietjes, paperclips en plastic hoesjes zijn verwijderd. Van de collectie is een klein deel van het materiaal voorbestemd voor vernietiging, omdat het naar de aard van de inhoud niet relevant genoeg scheen om dit blijvend te bewaren. Na instemming van de eigenaar is dit materiaal vernietigd. De lijst met vernietigde stukken is als bijlage opgenomen bij de inventaris.
De omvang van het archief bedraagt 0,63 meter. Het is archief is bijna geheel openbaar en vrij in te zien. Slechts voor de fotokopieën van dagrapporten van de Gemeentepolitie Ede en notities van Boeve betreffende deze rapporten over de periode 17 september - 13 december 1944 (zie inv. nr. 14) geldt een openbaarheidstermijn van 100 jaar. Toestemming kan worden verkregen via de eigenaar van het archief: het bestuur van de Vereniging Oud Ede.